TimeFlow Handbuch

1.1 Registrierung & Login

Nach der Registrierung erhalten Sie automatisch:

• Kundennummer: Ihre Kennung für den Support. Für die Anmeldung brauchen Sie sie nicht – dafür genügen Benutzername und Passwort.
• 14 Tage Testphase: Alle Funktionen kostenlos testen
• Admin-Zugang: Als Inhaber haben Sie vollen Zugriff

1.2 Benutzerrollen

2.1 Dashboard-Übersicht

Das Dashboard zeigt Ihnen alle wichtigen Informationen auf einen Blick:

2.2 Arbeitszeitauswertung (Administrator)

Als Administrator sehen Sie die Arbeitszeit aller Mitarbeiter:

3.1 Timer starten

3.2 Timer-Steuerung

3.3 Zeiterfassungs-Liste

Alle erfassten Zeiten finden Sie unter Zeiterfassung > Liste:

4.1 Ticket erstellen

4.2 Ticket-Status

4.3 Zeit auf Tickets buchen

Sie können Arbeitszeit direkt auf Tickets erfassen:

1. Ticket im Dashboard oder in der Liste auswählen
2. Im Timer-Widget erscheint das Ticket automatisch zur Auswahl
3. Timer starten und arbeiten
4. Die Zeit wird dem Ticket zugeordnet und erscheint in der Ticket-Übersicht

5.1 Projekt anlegen

5.2 Favoriten markieren

Häufig genutzte Projekte können Sie als Favorit markieren. Diese erscheinen:

• Im Timer-Dropdown ganz oben mit ★-Symbol
• In der Projektliste priorisiert

5.3 Projekte archivieren

Abgeschlossene Projekte können archiviert werden:

• Archivierte Projekte erscheinen nicht mehr im Timer
• Zeiterfassungen bleiben erhalten
• Projekte können jederzeit wieder aktiviert werden

6.1 Kunden anlegen

Erfassen Sie alle wichtigen Kundendaten:

6.2 Papierkram-Integration

TimeFlow kann mit Papierkram verbunden werden:

• Kunden automatisch synchronisieren
• Rechnungen direkt aus Zeiterfassungen erstellen
• Buchhaltungsdaten übertragen

Die Integration wird unter Einstellungen > Papierkram konfiguriert.

7.1 Wofür das Modul da ist

Wartungs- und Serviceverträge stehen in vielen Unternehmen in einer Tabelle, die Laufzeiten kennt, aber nicht weiß, was der Kunde tatsächlich abgerufen hat. In TimeFlow24 hängt beides zusammen: Der Vertrag führt die enthaltenen Leistungen, das Ticket bucht die Zeit dagegen.

Sie finden die Verträge im Menü unter Wartungsverträge und zusätzlich auf der Seite jedes Kunden. Anlegen, Ändern und Löschen dürfen Inhaber und Administratoren; alle übrigen Mitarbeiter sehen die Verträge, aber ändern sie nicht.

7.2 Einen Vertrag anlegen

Ein Vertrag gehört immer zu einem Kunden. Hinterlegt werden:

Dokumente hängen am Vertrag: die unterschriebene Fassung, die Leistungsbeschreibung, Zusatzvereinbarungen, das Kündigungsschreiben.

Vertragswerte sehen Administratoren immer. Für Mitarbeiter gilt derselbe Schalter wie bei Preisen und Kosten – er steht in den Unternehmenseinstellungen.

7.3 Enthaltene Leistungen

Jede enthaltene Leistung ist ein eigener Eintrag mit Menge und Einheit – nicht ein Absatz Fließtext. Der Unterschied ist praktisch: Gegen „20 Stunden Remote Support" lässt sich rechnen, gegen einen Textabsatz nicht.

• Stunden – ein Kontingent, etwa 20 Stunden Support
• Stück, Geräte, Benutzer – eine vereinbarte Anzahl
• inklusive / pauschal – ohne Zahl, etwa Monitoring

Leistungen lassen sich direkt auf der Vertragsseite anlegen, ändern und entfernen. Ändern statt neu anlegen ist der richtige Weg, wenn sich nur eine Bezeichnung oder Menge korrigiert: Die gebuchten Ticketzeiten hängen an der Leistung und bleiben so erhalten.

7.4 Tickets auf einen Vertrag buchen

An jeder Leistung steht der Schalter Über Tickets abrechnen. Ist er gesetzt, steht diese Leistung im Ticket zur Auswahl.

1. Am Vertrag den Schalter bei den Leistungen setzen, die über Tickets laufen sollen.
2. Im Ticket unter Auf Wartungsvertrag buchen die Leistung wählen – beim Anlegen oder später beim Bearbeiten.
3. Die auf diesem Ticket erfassten Zeiten zählen gegen das Kontingent dieser Leistung.

Führt der Kunde eines Tickets Kontingente, steht der Schalter Auf Wartungsvertrag buchen dauerhaft in der Zeiterfassungskarte – man muss ihn nicht erst suchen. Ist er aus, gilt der Stundensatz Ihres Unternehmens; ist er an, die gewählte Vertragsleistung. Umgestellt werden kann jederzeit, auch nachträglich an der einzelnen Zeit.

7.5 Verbrauch und Überschreitung

Auf der Vertragsseite steht je Stundenleistung, wie viel verbraucht und wie viel übrig ist, dazu ein Balken. Im Ticket steht, gegen welches Kontingent die Zeit läuft und wie viel davon noch da ist.

Wird mehr geleistet als vereinbart, wird das rot ausgewiesen und nicht blockiert. Ob nachberechnet wird oder ob es Kulanz gibt, entscheidet ein Mensch – nicht die Software.

Hat ein Kunde einen laufenden Vertrag, ist das an seinen Tickets zu sehen: in der Ticketliste und auf den Dashboards steht ein Merker Vertrag, auch wenn dieses Ticket auf kein Kontingent gebucht ist. So fällt beim Überfliegen auf, welche Anfragen von Vertragskunden kommen.

Neue Tickets von Vertragskunden starten eine Stufe höher. Aus Mittel wird Hoch, aus Hoch wird Kritisch; die oberste Stufe bleibt die oberste. Angehoben wird einmalig beim Anlegen – danach ist die Priorität eine Angabe wie jede andere und lässt sich jederzeit ändern. Auf der Ticketseite steht als Hinweis, dass die Stufe vom Programm stammt und nicht von einem Kollegen.

7.6 Wofür die Vertragsgebühr bezahlt wird

Neben Intervall und Betrag steht am Vertrag, ob im Voraus oder rückwirkend abgerechnet wird. Das ist keine Formalie: Es bestimmt, welchen Zeitraum eine Gebühr abdeckt.

• Im Voraus – die Gebühr vom 1. März bezahlt den März. Die erste Gebühr fällt zum Vertragsbeginn an.
• Rückwirkend – die Gebühr vom 1. März bezahlt den Februar. Zum Vertragsbeginn fällt deshalb noch nichts an, dafür kommt nach dem Vertragsende noch eine Gebühr: die für den letzten geleisteten Zeitraum.

Bei einem Jahresvertrag gilt dasselbe über zwölf Monate. In der Rechnungsauswertung steht der abgedeckte Zeitraum an der Position, damit Ihr Kunde nachvollziehen kann, wofür er zahlt.

8.1 Wofür das Portal da ist

Support-Anfragen kommen sonst per Telefon, Mail und Chat herein und müssen von Hand in Tickets übertragen werden. Das Kunden-Portal gibt jedem Ihrer Kunden eine eigene Seite, auf der er Anliegen selbst meldet, den Stand verfolgt und Rückfragen beantwortet. Was dort entsteht, ist sofort ein Ticket in Ihrem TimeFlow – mit Kunde, Verlauf und Zeiterfassung.

Ihr Kunde braucht kein Benutzerkonto und kein Passwort. Er bekommt einen persönlichen Link und ruft ihn auf. Das Portal ist im Paket enthalten.

8.2 Portal für einen Kunden freischalten

1. Öffnen Sie Kundenverwaltung > Kunden und bearbeiten Sie den gewünschten Kunden.
2. Klicken Sie im Bereich Kunden-Portal auf Portal aktivieren. TimeFlow erzeugt dabei einen langen, zufälligen Zugangslink.
3. Kopieren Sie den angezeigten Link und schicken Sie ihn an Ihren Ansprechpartner beim Kunden.

Über Portal deaktivieren sperren Sie den Zugang wieder. Mit Link erneuern erzeugen Sie einen neuen Zugang – der alte gilt dann sofort nicht mehr. Das ist der richtige Weg, wenn ein Ansprechpartner das Unternehmen verlässt oder der Link in falsche Hände geraten sein könnte.

8.3 Was Ihr Kunde dort tun kann

8.4 Arbeitsplatz-Erkennung

Beim ersten Besuch fragt das Portal einmalig, an welchem Arbeitsplatz der Nutzer sitzt – etwa „Empfang“ oder „Buchhaltung, Raum 2“. Diese Angabe wird im Browser hinterlegt und bei jedem weiteren Ticket automatisch mitgeschickt.

Das erspart die Rückfrage „an welchem Rechner war das?“, die sonst jedes zweite Ticket um einen Tag verlängert. Die Frage lässt sich überspringen; dann wird sie nach 30 Tagen erneut gestellt.

8.5 Benachrichtigungen und Rückmeldungen

Unter Mein Unternehmen > Einstellungen > Benachrichtigungen legen Sie fest, worüber Sie informiert werden: bei einem neuen Ticket aus dem Portal, bei einer Kundenantwort – wahlweise per E-Mail, Microsoft Teams oder Pushover.

Ihre Kunden können über das Portal außerdem Fehler melden und Verbesserungswünsche einreichen. Diese Rückmeldungen laufen getrennt von den Tickets auf und lassen sich nach Erledigung archivieren.

9.1 Urlaub beantragen (Mitarbeiter)

9.2 Anträge genehmigen (Administrator)

9.3 Team-Kalender

Der Urlaubskalender zeigt alle Abwesenheiten auf einen Blick:

10.1 Arbeitszeit-Auswertung

Detaillierte Analyse der Arbeitszeiten nach verschiedenen Kriterien:

10.2 Rechnungsauswertung: offen oder abgerechnet

Die Rechnungsauswertung zeigt je Kunde und Monat, was abzurechnen ist: die geleisteten Zeiten und – wenn ein Wartungsvertrag läuft – die fällige Vertragsgebühr.

Oben steht dafür ein Filter mit drei Stellungen: Offen, Abgerechnet, Alle. Vorgabe ist Offen – wer die Seite öffnet, will in aller Regel wissen, was noch zu tun ist. Der Filter gilt für Zeiten und Vertragsgebühr gemeinsam: Beide stehen auf derselben Rechnung.

Rechnung erstellt hakt beides zusammen ab. Die Vertragsgebühr wird dabei als eigener Datensatz festgehalten, mit Betrag und abgedecktem Zeitraum. Eine spätere Preisanpassung ändert eine gestellte Rechnung deshalb nicht mehr.

10.3 Export-Funktionen

11.1 Unternehmensdaten

Unter Mein Unternehmen können Sie bearbeiten:

• Firmenname und Logo
• Adresse und Kontaktdaten
• Umsatzsteuer-ID

11.2 Mitarbeiter verwalten

Als Administrator können Sie:

• Mitarbeiter einladen: Per E-Mail oder Registrierungslink
• Rechte zuweisen: Admin oder normaler Mitarbeiter
• Arbeitszeiten: Soll-Stunden pro Woche festlegen
• Urlaubstage: Jährliches Kontingent definieren

11.3 Pakete und Preise

Eine Plattform. Ein Preis. Keine Lizenz pro Mitarbeiter. Der Preis richtet sich allein nach Ihrer Teamgröße.

Alle Funktionen sind in jedem Paket enthalten: Zeiterfassung, Mitarbeiter- und Urlaubsverwaltung, Auswertungen, Ticketsystem, Kundenverwaltung, Projekte und das Kunden-Portal. Es gibt keine Zusatzmodule und nichts zum Hinzukaufen. Bei jährlicher Zahlung 10 % Rabatt; alle Preise zzgl. MwSt.

11.4 Bereiche ein- und ausblenden

Sie zahlen für alles, müssen aber nicht alles sehen. Wer keine Projekte führt oder keine Kunden verwaltet, kann diese Bereiche ausblenden – unter Mein Unternehmen → Einstellungen. Die Daten bleiben erhalten, die Menüpunkte verschwinden. Am Preis ändert das nichts; es räumt die Oberfläche auf.

11.5 Zeitrundung konfigurieren

Stellen Sie ein, wie Zeiten gerundet werden sollen:

Tastenkürzel